In vielen Firmen gibt es immer mehr Mitarbeiter-Ausfälle durch Burnout und Stress. Auch Personalabteilungen sind davon zunehmend betroffen.
Aufgrund von Ausfällen und Kosteneinsparungen muss daher immer weniger Personal immer mehr Arbeit erledigen. Weitere Ursachen für die Überlastung der HR-Abteilung sind Wertekonflikte, keine persönlichen Gespräche aufgrund von Home-Office sowie Krisenmanagement. Gerade die Corona-Krise hat zu einem rasch wachsendem Anstieg dieser Probleme geführt.
So kam – zu der im Alltagsgeschäft ohnehin schon hohen Arbeitsbelastung – durch Corona noch hinzu, dass das Krisenmanagement in Unternehmen aufgestockt werden musste. Staatliche Verordnungen zwangen die HR Abteilungen dazu, geeignete Konzepte und Hygiene-Vorschriften für Mitarbeiter zu entwickeln und diese auch zu überwachen.
Da die Personalabteilung eines der zentralen Elemente eines jeden Unternehmens ist, muss daher umso mehr dafür gesorgt werden, dass diese reibungslos funktioniert. Nur durch erfolgreiches Recruiting in der HR können gezielt Mitarbeiter für das Unternehmen gewonnen und erfolgreich eingesetzt und weiterentwickelt werden.
Doch wie kannst du deine Personalabteilung dabei unterstützen, dass es nicht zu einer Überlastung kommt? Welche Maßnahmen sind effektiv, damit deine HR-Abteilung weiterhin der Motor für erfolgreiches Recruiting deines Unternehmens bleibt? Unser Artikel erklärt dir, wie deine Personalabteilung aufgebaut und strukturiert werden sollte, damit deine HR nicht überfordert ist.
Das sind die Ursachen für zu viel Stress deiner Personalabteilung
Zurzeit machen es die Energie- und Corona-Krise HR-Abteilungen immer schwerer, vernünftig zu planen. Auch die Digitalisierung führt zunehmend zu einer digitalen Müdigkeit und erhöhtem Stresslevel bei den Mitarbeitern der Personalabteilung. Doch welche Faktoren verursachen den Stress letztendlich?
Anforderungen an die Mitarbeiter steigen stetig
Die Digitalisierung hat viele Vorteile, doch auch viele Schattenseiten. Durch ständig neue, technische Methoden und Möglichkeiten, die sich zudem auch regelmäßig ändern, steigt das Stresslevel der Mitarbeiter im HR-Bereich enorm an. Häufig müssen die Mitarbeiter geschult werden, sich umgewöhnen oder sich an neue Prozesse – bedingt durch den technischen Wandel – gewöhnen. Durch die neuen technischen Möglichkeiten finden immer mehr Vorstellungsgespräche remote statt. Dies belastet nicht nur das Arbeitspensum, sondern auch emotional.
Unklare Verantwortlichkeiten vonseiten der Geschäftsführung
Es kommt des Öfteren vor, dass Entscheidungen von der Geschäftsführung nur schleppend oder unzureichend umgesetzt werden. Ebenso ist mangelnde Transparenz in den Entscheidungswegen ein großes Problem. All dies führt zu Unklarheiten des Verantwortungsbereiches der Mitarbeiter und Leerlaufzeiten.
Nicht gelebte Unternehmenskultur
Wenn das Management eine Scheinkultur vorlebt, die nicht mit der propagierten Unternehmenskultur zu tun hat, führt dies zu Frustration und emotionaler Belastung und der Cultural Fit stimmt nicht mehr überein. Eine Scheinkultur entsteht, sobald Manager und das Management mehr nach ihrem eigenen Vorteil ausgerichtet sind, anstatt auf eine Wir-Unternehmenskultur, wo die Mitarbeiter mit eingebunden sind.
Probleme beim Übereinstimmen der Wertevorstellungen
Die Homeoffice-Situation bringt mit sich, dass viele Mitarbeiter im Homeoffice den Wunsch hegen, sich auch informell mit Mitarbeitern der HR und den Arbeitskollegen auszutauschen. Mitarbeiter aus Personalabteilungen sollten und möchten immer ein offenes Ohr für die Belegschaft haben. Durch die wachsende Arbeitsbelastung bleibt dies jedoch mehr und mehr auf der Strecke. Diese Wertekonflikte gibt es auch in Situationen, wo beispielsweise ein Abteilungsleiter von seinem Mitarbeiter trotz Corona-Schutzvorschriften verlangt, dass die Mitarbeiter auch ohne Schutzvorschriften (besonders Risikogruppen) weiterarbeiten sollen. Hier stehen HR-Mitarbeiter in einem Wertekonflikt zwischen dem Abteilungsleiter und dem Schutz der Belegschaft.
Mit welchen Maßnahmen kannst du deine Personalabteilung unterstützen?
Um den eben abgesprochenen Problemen entgegenzuwirken und deiner Personalabteilung zu helfen, solltest du folgende Maßnahmen ergreifen:
Work-Life-Balance verbessern
Damit es bei deinen HR-Mitarbeitern nicht zum Burnout kommt, solltest du für eine ausgewogene Work-Life-Balance sorgen. Sorge dafür, dass sie ausreichend Ruhezeiten haben, dort arbeiten können, wo sie sich wohlfühlen, Überstunden sich auf das Nötigste reduzieren und dass genügend Mitarbeiter in der Personalabteilung arbeiten, damit es nicht zu einer Arbeitsüberlastung kommt.
Vertrauen schaffen und notwendige Entscheidungen treffen
Für die Geschäftsführung ist es wichtig, ein gesundes Vertrauensverhältnis zur Personalabteilung aufzubauen. Dazu gehören vertrauensvolle Kommunikationswege, klare und transparente Entscheidungen der Geschäftsführung und viel Einfühlungsvermögen sowie Fingerspitzengefühl. Eine gute Vertrauensbasis sorgt für mehr Zufriedenheit innerhalb des Unternehmens.
Klare Abgrenzung zwischen Berufs- und Privatleben
Sorge dafür, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung in ihrer arbeitsfreien Zeit nicht mit beruflichen Dingen konfrontiert werden. Dazu gehört, dass sie nicht mit E-Mails oder Anrufen während ihrer Freizeit belästigt werden und dass für Urlaubs- und Krankheitsfälle immer genügend Ersatzpersonal im HR-Team vorhanden ist. Je mehr Rückendeckung von der Geschäftsleitung, desto besser ist das Verhältnis zur Personalabteilung und der Belegschaft. Dies sorgt auch für mehr Loyalität und Produktivität.
Externe Hilfe
HR-Mitarbeiter können durch externe Berater und Coaches entlastet und das Wohlbefinden gesteigert werden. Durch Seminare bzw. Coachings zur Vorbeugung gegen Burnout und Stress kann diesen potenziellen Gefahren entgegengewirkt werden. Auch persönliche Coaches für die Personalverantwortliche, die als Sparringspartner dienen, sind eine sinnvolle Entlastung. Bei Überlastung der Personalabteilung sollten externe Berater als Unterstützung mit ins Boot geholt werden. Auch Unterstützung durch externe Personalbeschaffung können für die eigene HR-Abteilung eine große Erleichterung darstellen.
Unterstützung durch die IT
Um die Prozesse der HR zu unterstützen, ist es sinnvoll, das Service Management durch beispielsweise das ITIL-Framework zu unterstützen. So können Prozesse und Leistungen, die gleichartig sind, standardisiert werden. Dies führt zu deutlicher Entlastung der Prozesse und macht diese übersichtlicher. Service Management-Tools, die nutzerfreundlich, leicht zu bedienen und schnell erlernbar sind, helfen den HR-Mitarbeitern, Prozesse und Abläufe in nur wenigen Minuten zu erstellen und zu automatisieren. Die IT-gestützte Hilfe durch Service Management-Tools hilft, Fehler zu reduzieren und Geschwindigkeit und Leistung zu erhöhen. Auch Digital Recruiting kann man zu seinen eigenen Vorteilen und Zeitersparnissen einsetzen.
Höhere Planungszeit
Fach- und Führungskräfte sind äußerst begehrt und meistens schnell wieder vom Markt verschwunden. Damit die wirklich guten Fach- und Führungskräfte für das Unternehmen gewonnen werden können, bedarf es mehr Planungs- und Vorbereitungszeit für die Personalabteilung, um den Personalaufbau strategisch zu verbessern.
Mit unseren Tipps zum dauerhaften Erfolg
Wie du gesehen hast, gibt es viele Fallstricke, die dafür sorgen, dass deine Personalabteilung Gefahr läuft, schnell überlastet zu sein. Die Folgen können schwerwiegend sein und dem Unternehmen dauerhaft schaden. Angefangen bei Arbeitsüberlastung über mangelnde Unternehmenskommunikation und Wertschätzung bis hin zu nicht gelebter Unternehmenskultur gibt es viele Gefahren für eine gut funktionierende Personalabteilung. Doch wenn du die Maßnahmen beachtest und umsetzt, die deine HR-Mitarbeiter entlasten, sicherst du dir für deine HR-Abteilung dauerhaften Erfolg, der sich auf das ganze Unternehmen positiv auswirkt.
Falls du Fragen, Anregungen oder Lust auf ein Gespräch hast, dann melde dich gerne über mein LinkedIn Profil.
Bis dahin und Ahoi – Sebastian aus der ANGEHEUERT Crew.