Die Angeheuert Recruiting Basics – Einfach eingestellt. Episode 1

Aktualisiert: Sept 25

Gut vorbereitet ist die halbe Miete


Ahoi und willkommen zum grand entrée der insgesamt zehnteiligen Recruiting Serie. Ganz nach dem Motto „Nicht verzagen – Angeheuert fragen“, werden hier wichtige Grundlagen, sowie Dos and Don’ts des gesamten Prozesses der Personalauswahl besprochen. Egal ob Recruiter, Personalchef, Firmeninhaber oder etwas dazwischen – wenn du Lust hast das innovative Angeheuert Fernglas für einen geschärften Blick auf die Materie aufzusetzen, bist du hier genau richtig. Im ersten Teil der Serie gehen wir darauf ein, welche Schritte eigentlich stattfinden sollten, bevor es an die Kandidatensuche geht. Erstellung des Zielavatars, attraktives Inserat und Definition der Prozessschritte.


1. Zielavatar – Wer wird hier überhaupt gesucht?


Avatar? Konnte der nicht Wasser, Luft, Erde und Feuer bändigen? Natürlich kann man so jemanden immer im Büro gebrauchen, um die Kosten für Wasserspender, Herd und Ventilator zu drücken...


In dem Recruiting Kontext beziehen wir uns mit dem Begriff „Zielavatar“ aber nicht auf die Comic Figur sondern auf den gesuchten, zukünftigen Mitarbeiter. Natürlich wird mir jeder Personalchef zustimmen, dass es wichtig ist zu wissen nach welchem Mitarbeiter gesucht wird. Aber wer nimmt sich schon Zeit für ein ausführliches Briefing und wer kennt es nicht am Ende nur ein paar durchschnittliche Bewerbungen auf dem Tisch zu haben, bei denen der Idealkandidat leider nicht dabei ist? Jede zusätzliche Minute die bei der Erstellung des Zielavatars investiert ist, kann einem Stunden oder sogar Tage im weiteren Prozess der Personalauswahl sparen. Arbeitserfahrungen, Bildungshintergrund, Interessen und Persönlichkeit sind alles Variablen, die bei der Definition des Zielavatars berücksichtigt werden sollte. Hierbei ist vor allem die enge Kommunikation mit dem Auftraggeber bzw. der Abteilung, die den Arbeiter benötigt immens wichtig. Optimalerweise werden dem Recruiter relevante Profile und Lebensläufe von bereits angestellten Personen in ähnlichen Rollen zur Verfügung gestellt. Auch ist es wichtig sich mit der für Bewerber zuständigen Person (dem Abteilungsleiter usw.) abzusprechen, um Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel kann man zusammen ein paar Lebenslaufbeispiele durchgehen, um zu schauen auf welche Sachen verstärkt wert gelegt werden soll. Während der eine Arbeitgeber auf den Cultural Fit und Arbeitsmotivation Wert legt, ist für den anderen ein „gut“ in Betragen im Schulzeugnis schon ein Ablehnungsgrund (kein Witz, haben wir alles schon erlebt). Ein häufiges Problem was hier auftritt, ist dass die HR-Abteilung ein „optimales“ Kandidatenprofil erstellt, ohne sich eingehend mit der jeweiligen Abteilung und deren Mitarbeiter beschäftigt zu haben. Resultat kann ein Kandidat sein, der der Personalabteilung sehr gefällt aber bei dem sich dann in der Probezeit herausstellt, dass keine harmonische Beziehung zu den Mitarbeitern am eigentlichen Arbeitsplatz hergestellt werden kann. Nachdem klar geworden ist, über welche Attributionen der gesuchte Idealkandidat verfügen soll, wird im zweiten Schritt die Stellenanzeige formuliert.


2. Attraktives Inserat – Wie spreche ich potenzielle Bewerber richtig an?


Natürlich muss auch der gesuchte Kandidat gekonnt angesprochen werden, und das ist in den heutigen Zeiten von Fachkräftemangel und Informationsüberfluss gar nicht so einfach. Wenn die Firma nicht von internationaler Bedeutung ist und Rang und Namen hat, werden dir Bewerber wohl kaum die Bude einrennen. Umso wichtiger ist es, explizit auf die den zukünftigen Mitarbeitern angebotene Vorteile einzugehen. Und damit meinen wir nicht nur das freundliche Team, die tolle Kaffeemaschine und einen kleinen Obstkorb. Hier müssen schon größere Geschütze aufgefahren werden, um sich von der Masse abzuheben. Extra Urlaubstage, Skipässe, betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Coachings / Weiterbildungen / Supervisionen, Home office, Firmenwagen oder Technikgadgets wie einen privat nutzbaren Firmenlaptop sind Benefits, bei denen jeder Bewerber hellhörig wird. Natürlich müssen auch die Firmenkultur bzw. Vision, Mission und Values der Firma klar herauszulesen sein. In der Regel bauen wir Stellenanzeigen wie folgt auf:


  1. Überschrift -> Die Stellenbeschreibung sollte aus wenigen prägnanten Wörtern bestehen und die Hauptinformationen beinhalten (z.B. Erfahrener Senior Unity / C# Programmierer für schnell wachsendes Start-Up gesucht).

  2. Vorstellung -> Kurzer Absatz, in dem die Firma kurz vorgestellt wird (Fließtext). Hierbei auf die Vision, Mission und Values fokussieren. Die Vision beschreibt wo das Unternehmen sich in der Zukunft sieht, bzw. was es gerne bekommen oder verändern will (z.B. Disney-> To make people happy). Die Mission bezieht sich auf das, was das Unternehmen macht, bzw. machen muss, um ihre Vision zu erreichen (z.B. Honest Tea -> To create and promote great-tasting, truly healthy, organic beverages). Die Values sind die Werte des Unternehmens, welche die Firmenkultur und somit auch eine Art Verhaltenskodex für die Mitarbeiter definieren (z.B. Wir stehen für Diversität, offene Kommunikation und internationale Zusammenarbeit).

  3. Benefits -> Was bieten wir dir als neuem Mitarbeiter (Bullet points). In der Regel platzieren wir die Benefits vor den Anforderungen. Da der nächste Abschnitt nach der Firmenvorstellung am stärksten mit der Firma assoziiert wird, bzw. in deren Frame steht, wird somit im Zuge des Employer Brandings ein positives, komplementäres Firmenbild erzeugt. Statt im Hinterkopf zu haben Firma X hat Anforderungen Y, denkt man eher an Firma X mit den Vorteilen Y. Was der Transparenz willen nicht vergessen werden sollte ist eine bestimmte Gehaltsspanne, um Erwartungen gleich richtig zu setzen. Hierbei sollte klar sein, was der marktübliche Durchschnittsverdienst für die Position mit der gewünschten Berufserfahrung ist. Man kann nicht erwarten einen Profi zu bekommen, wenn man nur ein Einstiegsgehalt angibt.

  4. Zukünftige Aufgaben -> Hier werden die genaue Jobposition und die damit verbundenen Aufgaben eingehend beschrieben (Bullet points).

  5. Anforderungen -> Was erwartet die Firma vom Bewerber (Bullet points). Darunter fallen Kriterien wie etwa Arbeitserfahrung, Qualifikationen, Fachbereich, Weiterbildungen, Persönlichkeit usw.

  6. Abschluss -> Kurzes Closing (Fließtext), wo der Bewerber nochmal aktiv angesprochen wird. Dieses sollte einen Call to Action enthalten, wo der potenzielle Mitarbeiter aufgefordert wird, sich auf die Stelle zu bewerben. Wenn die Stellenanzeige fertig ist, sollte sie auf jeden Fall noch ein paar Mal auf Rechtschreib- oder Grammatikfehler überprüft werden. Ebenfalls ist es wichtig,- den Text auf Geschlechtsneutralität zu überprüfen, um geeignete Bewerber eines bestimmten Geschlechts nicht abzuschrecken.


3. Prozessschritte – Wer ist überhaupt zuständig?


Schriftlich fixierte und gut durchdachte Prozessschritte können eine Menge Zeit sparen. Wohin schicken Bewerber ihre Bewerbungen? Nach welchen Kriterien werden diese vorgefiltert? Wie viele Stufen hat der Bewerbungsprozess? Wer macht die Telefoninterviews? Ab wann wird ein Kandidat zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen? Wie wird mit Kandidaten verfahren, die nicht für die spezielle Position, aber für eine andere geeignet sein könnten? Gibt es bereits einen angelegten Talentpool?

Hierbei erachten wir eine transparente, verbindliche und zeitnahe Feedbackkultur am wichtigsten. Unternehmen können sich nicht erlauben potenzielle hochqualifizierte Mitarbeiter lange im Unklaren zu lassen. Wir haben schon erlebt, dass der eine oder andere Wunschkandidat abgesprungen ist, weil das Unternehmen nicht klar mit diesem kommunizierte. Für uns hat sich die 1 – 7 – 14 Regel bewährt. Nach einem Tag sollte der Bewerber über das Eingehen seiner Bewerbung, sowie die genauen Schritte des Bewerbungsprozess informiert und ihm mitgeteilt werden, ob noch Zeugnisse oder andere Unterlagen für eine erste Evaluierung nachgereicht werden müssen. Nach sieben Tagen sollte dem Bewerber klar sein, ob er noch im Bewerbungsprozess ist und er entweder eine Absage mit konstruktivem Feedback oder einen Termin für ein Telefoninterview erhalten haben. Nach 14 Tagen wird ihm dann eine Absage oder in Folge eines positiven Telefoninterviews ein Termin für ein persönliches Vorstellungsgespräch vor Ort gegeben. That’s it – durch eine ausgeprägte Feedbackkultur und die Etablierung der 1 – 7 – 14 Regel in das Bewerbermanagement werden auch abgelehnte Bewerber weiterhin ein positives Bild von dem Unternehmen haben.


Nachdem der Zielavatar und ein attraktives Inserat erstellt, sowie die Prozessschritte definiert wurden, steht der Kandidatensuche nichts mehr im Wege 😉 Auf diese wird noch in den folgenden Teilen der Angeheuert Recruiting Basics detailliert eingegangen.


Bis dahin und Ahoi – Sebastian aus der Angeheuert Crew.


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